Fragen & Antworten

Bau

ClubFridge Kassen sind ein Selbstbau-Projekt. Wenn man so eine Kasse als Fertigprodukt kaufen möchte, müsste ich es mit einer CE Zulassung versehen. Das ist unbezahlbar teuer für die von mir erwartete Menge von zahlenden Kunden. Wie man mit relativ billiger Hardware eine ClubFridge Kasse bauen kann, steht hier.

Wer zwei linke Hände hat, kann unseren Zusammenbau-Service benutzen. Ihr kauft die Hardware und wir bauen sie für Euch zusammen. Bei Interesse bitte das Kontaktformular benutzen.

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Im Grunde funktionieren alle 125kHz Chips oder Karten. Aber es gibt einige Herausforderungen. Die billigen China-Chips, die man bei Amazon kaufen kann und die vielfach mit RFID Lesern mitkommen, sind nicht sehr haltbar/zuverlässig. Und sie emmittieren in aller Regel den Dezimalcode, des Chips.

ClubFridge braucht aber den HexCode – und den erhält man leider nicht durch simple Dez-Hex Umwandlung. Man braucht einen Wiegand Umrechner, um aus dem Dez einen Hex Code zu machen. Die gute Nachricht: hier gibt es einen kostenlosen Online-Umrechner.  Einfach die dezimale Chipnummer im Feld “Raw Data-Decimal” eingeben und das Ergebnis aus dem Feld “Hex” nehmen.

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Ehrlich gesagt, keine Ahnung. Wir benutzen parallel zu unseren 125kHz Chips auch noch 13,56MHz Chips. Die bilden die Basis für Schließsysteme von Salto. Ich wollte immer mal schauen, ob man die mit Clubfridge benutzen kann. Bisher habe ich aber keine Zeit dazu gehabt.

Wenn sich jemand gut mit RFID auskennt (es reicht schon, wenn er sich besser auskennt, als ich), dann freue mich über sachdienliche Hinweise über das Kontaktformular.

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Datenschutz

Sowohl auf der Kasse als auch auf dem clubfridge Cloudserver sind folgende Daten gespeichert:

  • Pro Mitglied: Name, Mitglieds-/Kundennummer, RFID-Nr, Admin-Rechte
  • Zeitpunkt von Öffnungs-/Schließvorgängen samt Mitglieds-/Kundennummer
  • Pro Kaufvorgang: Produktnummern, Einzelpreis, Summen, Mitglieds-/Kundennummer
  • Pro Produkt: Name, Preis, EAN

Diese Daten sind im Falle des Cloud-Servers bei farnox gespeichert.

Man könnte auf Namen verzichten – aktuell kann clubfridge das aber nicht. Dann wäre nirgends im Clubfridge System nachvollziehbar, wer was gekauft hat. Im Falle von vereinsflieger Nutzern wäre das kein Problem. Durch den Import in Vereinsflieger werden dann in der Rechnung aus Mitgliedsnummern echte Mitglieder. Nicht-vereinsflieger Kunden müssten (z.B. in einer separaten xls Tabelle) die Zuordnung von Nummern zu Menschen vornehmen. Etwas unpraktisch, aber sehr datensicher.

Wenn jemand wegen der Speicherung von Namen davon abschreckt, clubfridge zu verwenden, bitte melden – die Änderung in Clubfridge ist überschaubar.

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Installation

Es gibt im Moment zwei Varianten:

  1. Wenn Du Vereinsflieger benutzt und die kostenpflichtige Cloud-Version von Clubfridge, dann trägst Du die RFID Chipnummern einfach im Feld “Schlüssel 1” oder “Schlüssel 2” vom Mitglied ein. Nachdem Du alle Chips erfasst hast, iimportierst Du in den Clubfridge.com Admin-Oberfläche einfach alle Daten aus vereinsflieger. 
  2. Wenn Du die kostenlose Standalone Version benutzt und/oder kein Vereinsflieger-Nutzer bist, dann kannst Du eine Mitgliederliste entweder als csv Datei importieren, oder Du erfasst alle Mitglieder manuell in der Cloud-/Kassenoberfläche.
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ClubFridge kann komplett autonom und offline arbeiten. Zumindest eine Zeit lang.

Eine regelmäßige Netzverbindung ist aber notwendig. Nur so lernt die Kasse neue Produkte und Mitglieder. Und nur so gelangen Buchungsdaten zur Weiterverarbeitung in die Cloud. 

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Kosten

Die Hardware baust Du selber (oder bittest uns um einen Zusammenbau Deiner Hardware). Je nachdem, was Du brauchst und wie schick die Kasse aussehen soll, liegen die Kosten für die Hardware bei unter €200,- bis ca. €350,- pro Kasse.

Die Kosten für die Software beginnen bei €4,17 pro Monat. Alle Details zu den Kosten findest Du hier.

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Nutzung

Die Abrechnung in vereinsflieger erfolgt über Datenexport (CSV Datei) aus clubfridge und Datenimport im Finanzmodul (Allgemeiner Verkauf) von vereinsflieger. Warum so? Weil vereinsflieger keine andere Schnittstelle für den Import von allgemeinen Verkäufen anbietet.

Dabei sind noch ein paar Rahmenbedingungen zu bedenken:

  1. Clubfridge Verkäufe sind ja sehr kleinteilig (ein Euro hier, ein Euro da). Daher möchte Vereinsflieger nicht, dass jeder einzelne Verkaufsvorgang zu einem Buchungseintrag in vereinsflieger führt.
  2. Die Lösung: Ihr legt in vereinsflieger _ein_ Produkt an (z.B. “Bar/Getränke”) dessen Preis das kleinste gemeinsame Vielfache aller Eurer Produktpreise ist. Ein sinnvoller Preis hierfür ist z.B. €0,10.
  3. Diesen Preis hinterlegt Ihr in den Einstellungen von Clubfridge. Clubfridge rechnet jetzt bei der Monatsabrechnung alle Käufe eines Mitglieds auf dieses Produkt um.
  4. Beispiel: Euer “Getränke/Bar” Preis in vereinsflieger ist €0,10. Ne Cola kostet €1,20 und ne Wurst €2,50. Wenn jetzt einer eine Cola und ein Wurst in der Monatsabrechnung hat (also €3,70), dann sind das in der vereinsflieger Abrechnung 37x Getränke/Bar. Klar? Muß man den Mitgliedern einmal erklären, dann begreifen die das auch.
  5. Wenn ein Mitglied genau sehen will, was es verbraucht (hat) kann es sich jederzeit mit seinem vereinsflieger Login in Clubfridge anmelden, auf den Punkt “Orders” gehen. Da gibt’s dann eine Liste aller seiner Käufe.
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Eher nicht. Wenn ich die die GoBD richtig verstehe, dann müssen die Daten der Kasse 10 Jahre lang unveränderlich aufgezeichnet werden, man muß Z-Reports erzeugen können usw. usf. Auch wenn Clubfridge vermutlich alle erforderlichen Daten erfasst – die entsprechenden Reports und etwaige Zertifizierungen erzeugt Clubfridge vermutlich nicht. Wer sowas braucht, hat vermutlich keine andere Chance, als ein Kassensystem für Restaurants zu beschaffen.

Denn selbst, wenn es uns gelänge, die Anforderungen zu erfüllen (eher wahrscheinlich), haben wir ganz sicher keine Lust, die damit verbundenen Haftungen zu übernehmen, wenn dann ein Betriebsprüfer bei Euch doch mal Theater macht.

Der Getränke-Verkauf an Mitglieder unterliegt diesen Anforderungen nach unserem Verständnis zum Glück nicht.

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Tipps

Ja, das geht. Die Cloud-Version von ClubFridge ist dafür besonders gut, weil Du  Mitglieds- und Buchungsdaten bequem an einer Stelle hast. Du kannst beliebig viele ClubFridge Kassen in einer Installation benutzen.

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